Comment organiser efficacement vos journées d’assistant(e) ?
Derrière le poste d’assistante se cachent de nombreuses tâches variées au quotidien. Une bonne gestion du temps est donc essentielle pour jongler entre les différents impératifs chaque jour. Voici quelques conseils pour vous aider à rester efficace dans votre travail !
Réalisez un auto-diagnostic de votre rythme de travail
Dans un premier temps, il peut être intéressant de réaliser un auto-diagnostic pour évaluer votre gestion du temps. Pour cela, apprenez à estimer le temps que vous accordez chaque jour à vos différentes tâches quotidiennes. Plus vous aurez conscience du temps que vous prenez pour réaliser votre travail, plus vous saurez faire face aux interruptions et aux urgences. Si besoin, exercez-vous à réaliser une tâche dans un timing donné pour être davantage efficace. En observant la répartition du temps sur vos journées, vous serez en capacité d’identifier vos points forts et vos faiblesses (soit les tâches sur lesquelles vous êtes efficace ou non). Parce qu’il faut parfois savoir perdre du temps pour en gagner, l’étape de l’auto-diagnostic peut s’avérer très efficace, à condition d’être réalisée avec sérieux.
Élaborez un plan de travail quotidien
Au quotidien, vous gagnerez en efficacité en établissant un plan de travail journalier. Chaque jour ou une fois par semaine en fonction de votre préférence, listez et priorisez vos tâches. Prenez le temps de bien distinguer les tâches importantes et les tâches urgentes, celles-ci doivent être traitées en priorité. Restez à jour dans votre travail grâce à un agenda ou à un gestionnaire des tâches vous permettant de planifier chacune d’entre elles. En élaborant un plan de travail, vous pourrez structurer votre temps afin de rester réactive. Sachez que l’organisation sera votre véritable alliée pour réussir dans votre métier et ne pas vous laisser déborder par le travail. Pourquoi ne pas mettre en place une routine quotidienne ? Commencez par une vérification de vos mails en début de matinée, puis traitez les tâches présentes sur votre agenda une à une. Enfin, terminez la journée en listant les tâches à effectuer le lendemain et organisez votre bureau en fin de journée pour garder un espace de travail correctement ordonné. À vous d’imaginer votre routine travail en fonction de votre rôle au sein de l’entreprise.
Anticipez pour faire face aux urgences
Chaque jour, les assistantes font face à des imprévus qui interrompent leur travail et causent parfois des retards. Pour vous aider à maintenir le cap, la règle d’or est d’anticiper. Identifiez les tâches qui vous demandent davantage de temps ainsi que les voleurs de temps (appels téléphoniques, réunions, entretiens, visites, etc.). Mettez un point d’honneur à faire preuve d’organisation. Soyez méthodique et anticipez également les besoins de votre équipe ou de votre service en interne, cela vous fera économiser du temps précieux. Faites remonter les informations importantes à votre patron ou aux interlocuteurs concernés. Il est essentiel de bien faire circuler les informations importantes afin d’éviter les pertes de temps inutiles. Toutefois, sachez également dire non lorsque cela est nécessaire, vous ne serez pas toujours en capacité de gérer une multitude de tâches à la fois. Privilégiez toujours la qualité de votre travail à sa quantité. Vous souhaitez discuter avec nous de vos besoins en gestion administrative ? Demandez un devis personnalisé gratuit
Comment gérer, sans stress, votre activité de haute saison ?
La haute saison approche pour vous ? Tout gérant d’activité saisonnière sait à quel point ce moment de l’année est crucial. Plus d’activité, plus de revenus, certes, mais aussi plus de tâches à accomplir, plus de personnel, plus de sollicitations, et uniquement 24h dans une journée … Une mauvaise organisation et gestion du temps n’est pas sans conséquences. Elle vous met directement sur la voie du « burn-out » ou pire de l’échec de cette saison si attendue ! Savoir gérer la surcharge de travail, c’est d’abord savoir bien s’organiser. Fermez-les yeux, inspirez, soufflez, rouvrez les yeux et lisez nos clés pour gérer sans stress votre activité de haute saison …
Clé 1 : Préparez en amont votre haute saison
Si vous avez du recul et quelques saisons derrière vous, les mauvaises expériences passées doivent être passées au crible. Listez vos précédents échecs puis envisagez une ou plusieurs solutions alternatives pour pallier au problème. Les moments creux d’avant saison pourront vous servir de phases de tests. Si vous parvenez à anticiper ces problématiques avec une nouvelle organisation, il sera d’autant plus aisé de supporter ces tâches lors de la haute saison. Vous vous rendrez compte très rapidement de la faisabilité. Aussi, n’ayez pas peur de tester plusieurs solutions.
Directement impactés par la situation, vos collaborateurs, peuvent être mis à contribution. « Brainstormez » ensemble, avec ce genre de problématique, plusieurs têtes valent mieux qu’une. C’est aussi l’occasion de faire confiance (si ce point fait défaut), pour mieux déléguer le moment venu.
Clé 2 : Gérez vos priorités pendant la haute saison
Pour bien articuler vos journées, et avoir une bonne gestion du temps il faut vous focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée. Formulé autrement, quelles tâches dois-je effectuer en priorité pour optimiser ma rentabilité ? Prenez le temps de décortiquer le déroulé d’une journée type, et toutes les tâches que vous réalisez. Le temps que vous gagnerez sur un aspect moins productif pourra être ré imputé sur un secteur clé et prioritaire.
Clé 3 : Déléguez certaines tâches durant la haute saison
Vous avez listé l’ensemble de vos tâches ? Parfait ! Premièrement isolez les tâches prioritaires et obligatoires. Enfin, surlignez celles qui peuvent être déléguées en interne ou en externe. Parce que vous n’êtes pas doté du don d’ubiquité, vous avez recruté du personnel pour réaliser tout un lot de tâches, il est temps de leur confier pour de vrai ! Si vous estimez que celles-ci ne sont pas remplies correctement, faites le point avec eux, en fin de service ou en fin de journée. Inutile de rajouter du stress au stress pendant le rush.
Clé 4 : Pensez à vous !
Si vous vous effondrez, tout s’effondrera comme un château de cartes. Même si vous vous sentez prêt à gérer cette saison d’un trait, et pensez avoir tout prévu et envisagé, une fois que vous n’êtes plus au travail : pensez à VOUS ! Défoulez-vous, faites du sport, prenez l’air, voyez des amis, autant d’activités qui vous permettront de capitaliser une toute nouvelle énergie. Une fois bien « défoulé » à l’extérieur, gardez un espace pour vous, coupez pour de vrai, ne soyez disponible que pour votre bien être. Profitez-en pour faire de petites siestes à moments fixes ou mieux encore quelques vraies nuits de sommeil.
4 clés, 4 sésames pour vous permettre de conduire votre navire à bon port pendant votre période de haute saison. Anticipation, gestion du temps et des priorités, délégation, et enfin bienveillance envers soi même. Une clé reste toutefois maîtresse dans le trousseau : la délégation ! Cette clé là, vous permet de vous dégager une ressource indispensable : du temps ! Externaliser certaines tâches vous permet d’alléger considérablement votre planning, ainsi vous restez focus sur vos objectifs et tenez bon la barre. Pensez-y !
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La gestion des congés payés, parcours du combattant ?
Pour un dirigeant, l’arrivée de l’été rime avec congés payés. La gestion de ceux-ci, outre le cadre légal qui doit être respecté, peut s’avérer être un véritable casse-tête ! Des deux côtés de la balance, chacun souhaite ce qu’il y a de mieux pour lui-même. Vos employés veulent tous partir en même temps, c’est une évidence, et de votre côté, vous devez tout mettre en œuvre pour que votre petite entreprise ne pâtisse pas du manque d’effectif. Bien s’organiser est une règle d’or ! Découvrez nos conseils pour passer ce moment sans stress !
Les congés payés s’anticipent en amont
L’anticipation est une carte maîtresse dans votre jeu de chef d’entreprise ! Prévoyez large, et anticipez la gestion des congés payés dès le mois de janvier. Pour faire le point en amont, récupérez auprès du RH ou de la comptabilité le solde de chacun de vos employés. Enfin, proposez à votre personnel de vous faire part de leurs vœux le plus tôt possible. Vous aurez ainsi le temps de créer vos plannings, exaucer les souhaits de tous, tout en ayant plus de visibilité sur l’organisation de vos différents services. Plus les demandes sont effectuées tôt, moins vous aurez à résoudre de conflits à la dernière minute.
Fixez un cadre pour ne pas vous laisser déborder
C’est à vous de fixer les règles et de créer un cadre de contraintes non-négociable. Deux aspects sont à prendre en compte : les intérêts de votre entreprise, et ceux de votre personnel. Réunissez votre équipe et partagez les règles, assurez-vous qu’elles soient admises par tous. N’hésitez pas, si le climat le permet, à proposer à votre personnel de s’entendre sur les créneaux voulus. En cas de conflit, restez à l’écoute des problématiques et contraintes de chacun, l’ambiance n’en sera que meilleure. Si vous devez trancher entre deux collègues, en bon manager, pensez à prendre ce point en considération l’année suivante.
Déléguez les tâches durant les congés payés
Un ou plusieurs départ en congés payés, ne doit pas forcément rimer avec une trop lourde surcharge de travail pour vous, ou ceux qui restent en poste ! Faites le point sur l’ensemble des tâches qui ne seront plus assurées pendant les congés. Certaines indispensable au fonctionnement de l’entreprise pourront être réalisées par les membres du personnel présents, d’autres mises en pause. Parfois, pour assurer la continuité des services, une réorganisation de l’entreprise, est nécessaire. Pensez alors que vous pouvez externaliser certaines tâches, comme l’administratif par exemple !
Et vous dans tout ça ? N’oubliez pas, que vous y avez aussi droit ! Comme dit l’adage, qui veut aller loin, ménage sa monture. Deux cas de figure : vous pouvez vous permettre la fermeture de votre établissement, ne vous en privez-pas ! Si ça n’est pas le cas, organisez-vous au mieux. Confiez ce qui peut l’être à certains membres de votre personnel, mettez en pause les affaires non urgente et pensez externalisation pour certaines tâches. Enfin, n’oubliez pas de prévenir vos clients que vous vous absentez et partez ainsi l’esprit tranquille !
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Que peut apporter un assistant administratif à votre entreprise de BTP ?
Gagnez davantage de temps dans votre activité et consacrez-vous uniquement à l’essentiel en faisant appel aux services d’un assistant administratif !
Boostez le développement de votre entreprise avec l’aide d’un assistant administratif
Solliciter l’aide d’un assistant administratif, c’est bénéficier d’un temps précieux en déléguant les tâches annexes à une personne compétente. Une personne capable de s’adapter à vos besoins. Au sein de votre entreprise de BTP, l’assistant administratif sera en mesure d’assurer le suivi administratif des offres de l’entreprise. Il sera aussi capable de gérer le suivi des travaux et de la sous-traitance. Enfin, il vous apportera son aide pour assurer les formalités administratives liées à la gestion de votre personnel.
En intégrant un assistant administratif à votre équipe, vous consolidez la gestion de vos dossiers. Vous veillez à conserver une bonne communication avec les différentes personnes internes à votre entreprise, ainsi qu’avec vos partenaires externes. Par ailleurs, les assistants administratifs connaissent les réglementations en vigueur dans le domaine du BTP ainsi que tous les actes administratifs propres au droit des marchés.
L’assistant administratif BTP : une aide précieuse et un travail de qualité
Vous ne possédez pas les compétences suffisantes en secrétariat, comptabilité ou ne maîtrisez pas l’ensemble des outils informatiques généraux et spécifiques tels que les logiciels de paie, les tableurs ou les logiciels comptables pour réaliser vos travaux bureautiques ? Confiez vos diverses missions administratives à un assistant administratif formé. Votre assistant pourra également effectuer des recherches sur la concurrence ou gérer vos fournitures.
Entre le suivi et les relances de vos factures, la rédaction des contrats de travail, la prise en charge des formalités administratives liées à l’embauche ou encore la présélection des offres susceptibles de correspondre aux compétences de votre entreprise, les missions d’un assistant administratif au sein d’une entreprise de BTP sont multiples. Son champ d’action est large et son efficacité vous permet de vous concentrer à part entière sur le développement de votre entreprise.
Bénéficiez d’un réel gain de temps en employant un assistant administratif
Entrepreneurs et dirigeants d’entreprise de BTP, mettez la priorité sur l’amélioration de votre chiffre d’affaires ! Hiérarchisez vos tâches avec l’aide d’un assistant administratif. Celui-ci saura prendre en charge vos missions, qu’elles soient ponctuelles ou régulières. Cela vous permettra de consacrer ce gain de temps à la croissance de votre business. Parce que les formalités administratives ont tendance à être un frein au bon développement d’une entreprise, les confier à une personne compétente c’est se donner les moyens de faire prospérer sa société sur le long terme !
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Comment vraiment déconnecter pendant les vacances ?
Vous êtes sur le point de partir en congé mais craignez de ne pas réussir à déconnecter ? Apprenez à faire une réelle coupure pendant vos vacances pour repartir du bon pied à la rentrée !
Se déconnecter du travail : un besoin essentiel
Si vous déconnecter du travail est avant tout un droit, il s’agit également d’une nécessité, quelle que soit votre profession. En effet, à l’heure où le nombre de burn-out n’a jamais été si élevé, il est essentiel d’apprendre à vous réapproprier votre temps libre et à lâcher prise. Si vous ne profitez pas de vos vacances pour faire une réelle pause, vous risquez de ressentir une baisse de motivation dès votre reprise.
Si votre moral pourrait pâtir de ce manque de déconnexion, c’est également le cas de votre santé physique. En effet, il est important de vous couper de votre travail pour diminuer le stress et retrouver votre sérénité. De plus, passer moins de temps derrière vos écrans vous aide à retrouver un meilleur sommeil et à vraiment vous reposer.
Préparez votre départ pour partir l’esprit tranquille
Pour pouvoir passer des vacances sans être sollicité par vos collègues ni par vos clients, il vous faudra anticiper votre départ. Faites le nécessaire en amont pour les préparer à votre absence. Pensez alors à prévenir les personnes qui pourraient chercher à vous joindre. Installer une réponse automatique sur votre boîte mail et à transmettre les coordonnées du collègue qui vous remplacera pendant votre absence.
Également, il est indispensable d’apprendre à déléguer et de faire confiance à vos collaborateurs. Expliquez vos projets en cours à vos coéquipiers et n’hésitez pas à leur confier certaines tâches qui vous reviennent habituellement. En échange, vous pourrez aussi leur apporter votre aide lors de leurs propres congés. Si vous avez peur de vous sentir inutile, sachez que cela signifie seulement que vous êtes suffisamment organisé pour que l’entreprise puisse fonctionner sans vous le temps de vos vacances.
Prenez de bonnes habitudes pendant vos vacances
Même une fois bien préparé, il peut être encore difficile d’arrêter de vous soucier du travail lorsque vous n’y êtes pas, particulièrement si vous avez un poste à responsabilité ou que vous êtes travailleur indépendant. Pour y parvenir, il sera crucial de vous imposer une certaine discipline et de respecter quelques règles simples pour vous obliger à vous déconnecter.
La première chose à faire est de définir un créneau horaire sur lequel vous devrez éviter d’utiliser votre téléphone ou votre ordinateur pour ne pas être tenté de regarder votre boîte mail ni de vous sentir obligé de répondre au téléphone. Si vous en avez l’occasion, vous pouvez même opter pour une destination de vacances privée de wifi : déconnexion garantie !
Ensuite, vous pouvez également favoriser les activités d’extérieur et les activités sportives, qui vous permettront de lâcher prise et de changer d’air, tout en vous faisant oublier votre travail. Ce type d’activité vous obligera à laisser votre téléphone de côté et à vous concentrer sur le moment présent, ce qui ne pourra être que bénéfique pour votre santé physique et psychique. De plus, vos proches seront certainement ravis de pouvoir profiter pleinement de votre présence !
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Comment retrouver sa motivation à l’approche de la rentrée ?
La rentrée approche à grands pas, et vous ne savez pas comment vous motiver à retourner au travail ? Vous trouverez dans cet article des conseils qui vous aideront à booster votre motivation !
Dressez la liste des avantages de la rentrée
Même si vous regrettez la fin des vacances, il est crucial de reprendre le travail dans un état d’esprit positif. En effet, les vacances semblent toujours trop courtes et pourtant, la rentrée a elle aussi ses avantages. Apprenez à apprécier les petites choses qui font votre quotidien et qui ont pu vous manquer pendant vos congés d’été : qu’il s’agisse de dormir dans votre propre lit, d’enfiler votre pull préféré à l’arrivée des journées plus fraîches, ou tout simplement de renouer avec vos collègues de travail, vous retrouverez forcément au moment de la rentrée des habitudes du quotidien qui vous feront plaisir et vous motiveront.
Reprenez le travail en douceur
En revenant au travail, vous aurez l’impression d’avoir des centaines de choses à faire. Il faudra alors établir un ordre de priorité pour ne pas vous laisser déborder par le stress. De même, évitez de procrastiner : la clé pour ne pas se sentir dépassé est de faire chaque chose en son temps afin de ne pas laisser le travail s’accumuler, ce qui pourrait nuire à votre productivité ainsi qu’à votre motivation dès la reprise.
Également, dans votre vie professionnelle comme dans votre vie privée, ne vous fixez pas trop d’objectifs à la fois. La rentrée est pour beaucoup synonyme de nouveau départ, ce qui nous pousse à prendre de nombreuses résolutions : manger plus sainement, faire du sport, arrêter de fumer, etc. En vous fixant un objectif à la fois que vous arriverez à atteindre, vous prendrez confiance en vous et vous sentirez plus motivé.
Gardez certaines bonnes habitudes de vos vacances
Pour rester serein à la reprise du travail, vous pouvez conserver certaines habitudes acquises pendant vos vacances. Vous avez pris l’habitude de prendre votre temps, de faire les choses à votre rythme ? Essayez de mettre cela en application au travail : ne vous mettez pas la pression et ne travaillez pas dans la précipitation si cela n’est pas nécessaire. En apprenant à prendre du recul sur votre travail, vous n’en serez que plus efficace.
Aussi, il est important que vous continuiez à prendre du temps pour vous-même. Si, au cours de vos vacances, vous avez découvert des activités qui vous ont plu, pourquoi ne pas faire de même à la rentrée ? Essayez-vous à une nouvelle activité sportive ou artistique qui vous permettra de décompresser et de profiter de votre temps libre. Pensez également à déconnecter le weekend : éteignez votre téléphone et oubliez votre boîte mail, ne serait-ce que pour le temps d’une soirée. Prévoyez des sorties avec vos amis et passez du temps avec votre famille. En bref : ressourcez-vous régulièrement pour ne pas laisser s’accumuler la lassitude et le manque de motivation.
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Panique, c'est la rentrée ! Comment bien reprendre le travail ?
Chaque année, le retour de vacances d’été est synonyme de stress, de nostalgie, et parfois même de démotivation. Dur de revenir à la réalité après avoir connu le rythme détendu des congés d’été. Voici quelques conseils pour vous aider à surmonter la reprise et attaquer la rentrée du bon pied !
Une rentrée au bon rythme
Parce que même les meilleures choses ont une fin, vous devrez tôt ou tard retrouver le chemin du travail. Vous avez retrouvé votre motivation grâce à nos précédents conseils. Mais pour ne pas avoir à le reprendre de façon brusque, essayez de retrouver un rythme proche de celui que vous avez en période de travail. Pour cela, quelques jours avant la reprise, couchez-vous et levez-vous un peu plus tôt. Cela vous permettra de ne pas subir un trop gros décalage le jour J et vous aidera à mieux gérer l’éventuelle fatigue.
Si vous en avez la possibilité, essayez de vous accorder une journée de pause la semaine de votre reprise ou de reprendre en cours de semaine. De cette façon, le retour se fera tout en douceur et cette rentrée allégée vous permettra de ne pas tomber dans un état de stress.
L’organisation, votre nouveau mot d’ordre
Ne vous laissez pas démoraliser par la masse de travail qui vous attend en cette période de rentrée. Concentrez-vous sur l’essentiel et priorisez chacune de vos tâches. Évitez de procrastiner et de reporter le travail que vous pouvez effectuer.
Vous êtes gérant de votre entreprise ? La rentrée est souvent une période de sollicitation durant laquelle il est nécessaire de reprendre contact avec votre réseau, planifier des rendez-vous, des appels, etc. Réservez une journée dans votre emploi du temps pour réaliser ces tâches qui vous aideront à relancer votre activité au plus vite.
La rentrée pour tous, faites le point en équipe
Une fois revenu de vacances, prenez un temps pour faire le point avec tous les membres de votre équipe. Ce moment sera l’occasion de discuter des nouveaux projets ainsi que de ceux en cours et de remobiliser vos troupes pour assurer une bonne reprise. Profitez de cette occasion pour jauger l’atmosphère générale du groupe et le niveau d’entrain de chacun.
Prenez du temps pour vous
La fin des vacances ne signifie pas forcément la fin des moments de plaisir. Pour rester motivé, mettez un point d’honneur à vous accorder du temps. Promenades au grand air, activités sportives, gardez les bonnes habitudes des vacances et faites une parenthèse une fois le travail terminé pour vous consacrer uniquement à vous. Pensez à toujours garder un équilibre entre vie privée et vie professionnelle en ne déversant pas l’ensemble de votre énergie au service de votre travail.
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Les secrets d'une prise de notes efficace
En réunion entre collègues ou en formation, il existe de nombreux contextes dans lesquels il est essentiel de prendre des notes de façon efficace. Parce qu’il est impossible d’écrire à la vitesse du débit oral, nous vous donnons dans cet article cinq astuces pour améliorer votre prise de notes au quotidien.
Premier secret : préparez votre prise de notes
Arriver préparé à une réunion vous permettra de gagner en efficacité au moment de la prise de notes. Pour cela, veillez à bien connaître les sujets qui seront traités durant la réunion (mots-clés, idées, etc.). Prenez également connaissance des personnes à qui votre compte-rendu sera destiné ainsi que de leurs attentes. Idéalement, celui-ci devra répondre à l’ensemble de leurs questions et contenir tous les points clés évoqués durant l’échange.
Deuxième secret : optez pour des méthodes
Il existe de nombreuses méthodes pour faciliter le processus de prise de notes. À chacun la sienne, cependant elle peut dépendre du contexte dans lequel vous vous trouvez. Certains optent pour un système de tableaux (méthode de Cornell) ou de listes à puces, là où d’autres font le choix d’une liste de questions basiques auxquelles répondre (Quoi ? Pourquoi ? Comment ? Où ?). Si vous êtes de ceux qui optent pour la prise de notes en vrac, assurez-vous que vous aurez le temps de repasser votre compte-rendu au propre. Pensez également à utiliser les abréviations. Souvent personnelles, les abréviations varient en fonction de chacun, mais permettent à tous de gagner du temps. Intégrez également des symboles afin de synthétiser au maximum les idées que vous entendrez.
Troisième secret : travaillez sur ordinateur
Si vous en avez la possibilité, nous vous conseillons de travailler sur ordinateur pour gagner davantage de temps lors de votre prise de note. Activez la correction automatique, elle vous fera gagner un temps précieux en corrigeant à votre place vos fautes d’orthographe ou en retranscrivant vos raccourcis clavier.
Quatrième secret : écoutez
De peur de ne pas regrouper assez d’informations, beaucoup se laissent aller à la prise de notes sans prendre le temps d’écouter attentivement ce qui se dit. Cette manière de procéder se termine généralement par des transcriptions peu compréhensibles. Il est important de rester concentré sur l’échange, d’autant plus que vous ne saurez pas combien de temps durera la réunion. Gardez votre énergie et faites-vous confiance. Écoutez, puis notez. En analysant avec attention ce qui est dit et le ton des interlocuteurs, vous n’aurez pas de mal à ressortir les informations principales à intégrer à votre compte-rendu final.
Cinquième secret : mettez vos notes au clair le plus vite possible
Vous l’avez peut-être déjà entendu, en prise de notes, il est primordial de se relire dans les 24h afin de retravailler ses notes. Passé ce délai, votre mémoire vous jouera des tours, vous oublierez au moins 50% de ce que vous aurez retenu durant la conférence et vos notes vous paraîtront de moins en moins compréhensibles. Complétez, rectifiez, réécrivez et structurez votre compte-rendu pendant que vos idées sont encore fraîches, si possible à l’issue de la réunion.
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Début et fin de période fiscale : bien comprendre l'année comptable
Considérée comme la période la plus difficile de l’année pour les comptables, la période fiscale qui commence dès l‘automne pour certains ou en janvier pour d’autres se termine lorsque toutes les déclarations de résultats sont envoyées. Cela vous parait compliqué ? Pas de panique, nous vous aidons à comprendre la période fiscale dans cet article.
Qu’est-ce que la période fiscale ?
La période fiscale est la période durant laquelle votre entreprise est tenue de déposer le bilan de l’exercice précédent. Cette période imite un calendrier civil et possède 12 mois. Le bilan comptable doit être déposé au plus tard à la fin du premier trimestre, c’est-à-dire à la fin du mois de mars et peut être certifié par un cabinet d’expertise comptable. Dans le cas des entreprises faisant le choix d’externaliser leur comptabilité, il est obligatoire de faire appel à un expert-comptable titulaire du Diplôme d’Expertise Comptable.
Des pénalités de retard
La plupart des entreprises clôturent leur activité en fin d’année civile, soit au 31 décembre, cependant ce n’est en aucun cas une obligation. D’ailleurs, pour certaines activités, il peut parfois être judicieux de placer la date de clôture de l’exercice en cours d’année. La date de clôture tient une importance majeure, d’autant plus qu’il est de plus en plus courant de recevoir des pénalités (accompagnées de majorations) si les dates limites de dépôt des pièces comptables ne sont pas respectées.
Nous vous conseillons de regrouper vos pièces comptables et de préparer vos comptes annuels à l’approche de la fin de votre exercice comptable. Profitez d’une période calme dans votre travail pour vous pencher sur cette activité.
Durée de l’exercice comptable
Sachez que la durée du premier exercice comptable de votre entreprise est sujette à quelques modifications. En effet, il n’y a pas de durée minimale pour votre premier exercice comptable et sa durée maximale est de 24 mois. Choisissez votre durée d’exercice en fonction du démarrage de votre activité ou encore de vos bénéfices. Vous pourrez également faire le choix de vous aligner sur l’année civile.
Faire appel à une aide administrative pour gagner en efficacité
Afin de consacrer plus de temps à votre travail, envisagez de faire appel à une assistante administrative. Avoir recours à une personne spécialisée dans l’aide administrative vous facilitera grandement la tâche lors de la période fiscale. En effet, votre assistante jouera un rôle d’intermédiaire entre vous et votre expert-comptable. Ensemble, ils pourront échanger et rester en contact pour garantir la bonne gestion financière de votre entreprise. Avoir un assistant capable de faire le lien entre vous et votre expert-comptable vous assurera de toujours rester informé de l’avancée de votre liasse fiscale. Par ailleurs, l’assistante administrative sera à même de déchiffrer le langage de votre expert-comptable et d’éclairer vos éventuelles incompréhensions sur certains documents financiers. Un véritable gain de temps, et donc d’argent !
Vous avez désormais les clés en main pour réaliser vos bilans comptables en temps et en heure, sans subir de pénalités ou de majorations. Bon courage !
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Comment continuer à se former tout en étant en activité ?
Beaucoup de salariés passent par une période de reconversion ou de formation durant leur carrière professionnelle. Cependant, la démarche de formation pour les chercheurs d’emploi et les personnes en activité est différente. Retrouvez dans cet article les différentes alternatives offertes aux salariés pour se former tout en étant en activité.
L’auto formation, se former seul pour plus de liberté
Beaucoup de salariés font le choix de l’auto formation (ou auto apprentissage) dans le but de développer leur employabilité ou de se reconvertir. Cette pratique, qui repose entièrement sur un principe d’autonomie, permet aux salariés durant leur temps libre d’acquérir de nouvelles compétences via différentes méthodes. Il existe de nombreuses façons pour les salariés de se former par eux-mêmes. On recense notamment :
- Les cours virtuels (e-formation, e-learning) accessibles de partout grâce à une simple connexion internet, permettant d’obtenir un certificat final ;
- La méthode du coaching ou des cours particuliers qui permet aux salariés d’acquérir des connaissances par le biais d’une personne possédant une expertise ;
- Le web de manière générale constitue une véritable mine d’or pour s’auto former. Entre les tutoriels à disposition sur YouTube, les blogs et les sites d’apprentissage, il devient de plus en plus facile d’apprendre les langues étrangères, la bureautique, l’informatique, la comptabilité et bien plus encore ;
- Les formations à distance d’universités ou d’organismes de formation qui délivrent parfois des diplômes.
Le plan de formation des entreprises
Ce document interne à l’entreprise rassemble l’ensemble des actions de formation définies par l’employeur et les représentants du personnel. Le plan de formation n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé au sein des entreprises. Il permet de proposer aux employés des actions dites d’adaptation au poste de travail ou des actions de développement des compétences. Celles-ci permettent l’évolution ou le maintien dans un poste de travail. Le plan de formation peut octroyer aux salariés le droit à un bilan de compétences, une VAE (validation des acquis de l’expérience) ou des formations participant à la lutte contre l’illettrisme.
La période de professionnalisation
Il vous est également possible de vous former tout en continuant de travailler, et ce grâce à la période de professionnalisation. Cette période financée par l’OPCA possède une durée qui varie selon la taille de l’entreprise. Elle est de 35 heures pour les entreprises de plus de 50 salariés et de 70 heures pour celles de plus de 250 salariés. La période de professionnalisation est une période dédiée à la mise à jour de vos compétences en relation avec votre travail au sein de votre entreprise.
Le CPF, compte personnel de formation
Les salariés, tout au long de leur carrière professionnelle, accumulent des heures de formation destinées à financer des formations permettant de maintenir leur niveau de qualification ou d’obtenir un niveau de qualification supérieur. Ce compte doit être directement activé par les particuliers en ligne. Les salariés gagnent 24 heures de formation par année de travail à temps complet dans la limite de 120 heures. Le crédit passe ensuite à 12 heures par année de travail jusqu’à obtention de 150 heures.
Sachez qu’il existe de nombreuses autres façons pour les salariés de se former tout en restant en activité. Qu’il s’agisse de la VAE (validation des acquis de l’expérience) ou encore du CET (compte épargne temps), les options sont diverses et nous vous recommandons de demander conseil auprès de votre entreprise ou d’organismes de formation continue pour obtenir plus d’informations. Cet article vous a plu ? Partagez-le !
Vous êtes assistant(e) administratif(ve) confirmé(e) et vous cherchez à élargir le champ de recherche de vos futures missions : nous sommes faits pour nous rencontrer ! Contactez-nous au : 06 27 04 69 55
